Tài chính – Kế toán¶
Tài liệu nghiệp vụ module Tài chính – Kế toán của Longdo ERP. Ba phần nghiệp vụ là 3 tab bên dưới, mỗi tab do một BA phụ trách biên soạn — mỗi người chỉ sửa đúng tab của mình để tránh conflict:
| Tab | BA phụ trách | Task |
|---|---|---|
| Tiền mặt & Tiền gửi | Trần Vũ Mai Hương (huongtvm) |
TASK-16 |
| Mua hàng & Bán hàng | Nguyễn Phương Mai (mainp) |
TASK-17 |
| Nghiệp vụ khác | Trần Huyền Trang (trangth) |
TASK-18 |
Đang biên soạn
Mỗi tab bám cấu trúc templates/tai-lieu.md: Quy trình nghiệp vụ → Yêu cầu
chức năng (R-xx) → Business Rule (BR-TC-xx, đánh số liền mạch toàn file) →
UI bảng control 6 cột (db-ctrl). Xong phần nào bỏ ghi chú (Chờ điền) phần đó.
1. Giới thiệu chung¶
(Chờ điền — mainp viết sau khi 3 phần định hình: phạm vi module, vai trò, liên kết với module Quản lý đề xuất/duyệt chi.)
2. Các phần nghiệp vụ¶
(Phụ trách: huongtvm — TASK-16. Phạm vi: quỹ tiền mặt, tài khoản tiền gửi
ngân hàng — thu, chi, chuyển khoản, đối chiếu số dư.)
2.1. Quy trình nghiệp vụ¶
(Chờ điền.)
2.2. Yêu cầu chức năng¶
(Chờ điền.)
2.3. Business Rule¶
(Chờ điền.)
2.4. UI — Danh sách control¶
(Chờ điền.)
(Phụ trách: mainp — TASK-17. Bám mockup:
ui-mockups/longdo-erp/web/tai-chinh-ke-toan.html — tab #mua-hang / #ban-hang.)
Giới thiệu. Phần Mua hàng ghi nhận chứng từ mua vật tư, dịch vụ từ nhà cung cấp và theo dõi công nợ phải trả; kế toán nhập chứng từ độc lập (không sinh tự động từ module Quản lý đề xuất). Phần Bán hàng ghi nhận doanh thu theo hợp đồng/dự án (nghiệm thu khối lượng, tạm ứng hợp đồng, thanh lý vật tư…), xuất hóa đơn và theo dõi công nợ phải thu.
Màn Mua hàng chia 3 tab (theo chuẩn phần mềm kế toán AMIS): Mua hàng (bảng chứng từ, kiểu master–detail), Nhà cung cấp (danh mục NCC của phân hệ) và Hàng hóa dịch vụ (danh mục hàng). Chứng từ mua chọn NCC và hàng hóa từ 2 danh mục này — danh mục thuộc phân hệ Tài chính, chưa liên kết Danh bạ dùng chung (xem Câu hỏi mở). Khách hàng bên Bán hàng vẫn nhập tự do.
3.1. Quy trình nghiệp vụ¶
a) Mua hàng — lập & duyệt chứng từ mua:
- Kế toán bấm ＋ Tạo chứng từ mua, chọn loại chứng từ (Mua hàng nhập kho / Mua hàng không qua kho / Mua dịch vụ), chọn nhà cung cấp từ danh mục (tab Nhà cung cấp), nhập ngày hạch toán, số hóa đơn NCC, diễn giải, dự án; bảng hàng hóa chọn từ danh mục Hàng hóa dịch vụ — hệ thống tự điền ĐVT, đơn giá mua gần nhất, tự tính thành tiền và tổng.
- Kế toán chọn hình thức thanh toán (Chưa thanh toán / Tiền mặt / Chuyển khoản) rồi Lưu nháp hoặc Gửi duyệt (Nháp → Chờ duyệt).
- Người có thẩm quyền duyệt chứng từ: Đã duyệt hoặc Từ chối (kèm lý do).
- Chứng từ đã duyệt được ghi sổ (Đã ghi sổ); nếu chưa thanh toán đủ, giá trị còn lại được theo dõi ở công nợ phải trả của nhà cung cấp (Chưa thanh toán / Trả một phần / Đã trả đủ).
- Việc chi trả tiền cho NCC thực hiện ở phần Tiền mặt & Tiền gửi (phiếu chi / ủy nhiệm chi) — xem tab tương ứng; chứng từ mua chỉ ghi nhận và đối chiếu số đã trả.
b) Bán hàng — lập chứng từ bán → xuất hóa đơn → thu tiền:
- Kế toán bấm ＋ Tạo chứng từ bán, chọn loại (Nghiệm thu khối lượng / Tạm ứng hợp đồng / Thanh lý vật tư / Khác), nhập khách hàng, nội dung, dự án, bảng hạng mục/khối lượng, thuế GTGT; hệ thống tự tính tổng.
- Gửi duyệt (Nháp → Chờ duyệt); người có thẩm quyền Đã duyệt / Từ chối.
- Chứng từ đã duyệt được xuất hóa đơn (ghi số hóa đơn, ngày xuất — trạng thái Đã xuất hóa đơn); có thể chọn "Xuất hóa đơn ngay" khi lập.
- Ghi nhận thu tiền theo từng đợt trên chứng từ; hệ thống cập nhật Chưa thu / Thu một phần / Đã thu đủ và số còn phải thu (công nợ phải thu của khách hàng).
3.2. Yêu cầu chức năng¶
| Mã | Yêu cầu chức năng | Tính năng |
|---|---|---|
| FR-MB-01 | Người dùng mở màn Mua hàng / Bán hàng; hệ thống hiển thị bảng chứng từ có phân trang kèm 3 thẻ tổng hợp (Mua hàng: Tổng mua tháng này · Đã trả NCC · Còn phải trả; Bán hàng: Doanh thu tháng này · Đã thu · Còn phải thu) và cho tìm theo mã, nội dung, đối tượng. Màn Mua hàng chia 3 tab: Mua hàng · Nhà cung cấp · Hàng hóa dịch vụ. | Xem danh sách |
| FR-MB-02 | Ở tab Mua hàng, người dùng chọn một dòng chứng từ; hệ thống hiển thị panel Chi tiết dưới bảng gồm các dòng hàng của chứng từ đó (mã hàng, tên hàng, ĐVT, SL, đơn giá, thành tiền, % thuế, dự án). Bấm số chứng từ mở trang chi tiết đầy đủ gồm thông tin chung, bảng hàng hóa/hạng mục, tiến trình xử lý, khối thanh toán/thu tiền và tài liệu đính kèm. | |
| FR-MB-10 | Người dùng quản lý (xem, tìm, thêm) danh mục Nhà cung cấp (mã, tên, MST, điện thoại, địa chỉ, công nợ phải trả) và danh mục Hàng hóa dịch vụ (mã, tên, loại, ĐVT, đơn giá mua gần nhất, thuế GTGT mặc định) ở 2 tab tương ứng của màn Mua hàng. | |
| FR-MB-03 | Kế toán tạo chứng từ mua: chọn loại chứng từ (Mua hàng nhập kho / Mua hàng không qua kho / Mua dịch vụ), chọn nhà cung cấp từ danh mục, nhập ngày hạch toán, số hóa đơn NCC, diễn giải, dự án; bảng hàng hóa chọn mặt hàng từ danh mục (tự điền ĐVT, đơn giá gần nhất; thêm/xóa dòng), thuế GTGT; hệ thống kiểm tra trường bắt buộc, tự tính thành tiền từng dòng và tổng; cho Lưu nháp hoặc Gửi duyệt. | Tạo chứng từ mua |
| FR-MB-04 | Kế toán tạo chứng từ bán: chọn loại (Nghiệm thu khối lượng / Tạm ứng hợp đồng / Thanh lý vật tư / Khác), nhập khách hàng, nội dung, dự án, bảng hạng mục, thuế GTGT; hệ thống tự tính tổng; có tùy chọn Xuất hóa đơn ngay; cho Lưu nháp hoặc Gửi duyệt. | Tạo chứng từ bán |
| FR-MB-05 | Người có thẩm quyền duyệt hoặc từ chối (kèm lý do) chứng từ đang Chờ duyệt; hệ thống cập nhật trạng thái và ghi lại người duyệt, thời điểm. | Duyệt chứng từ |
| FR-MB-06 | Kế toán ghi nhận thu tiền theo đợt trên chứng từ bán đã xuất hóa đơn; hệ thống cộng dồn số đã thu, tính số còn phải thu và cập nhật trạng thái Chưa thu / Thu một phần / Đã thu đủ. | Thu tiền |
| FR-MB-07 | Hệ thống theo dõi số đã trả / còn phải trả của từng chứng từ mua (Chưa thanh toán / Trả một phần / Đã trả đủ) và đối chiếu với phiếu chi lập ở phần Tiền mặt & Tiền gửi. | Công nợ phải trả |
| FR-MB-08 | Người dùng sửa chứng từ ở trạng thái cho phép (xem BR-MB-03); hệ thống điền sẵn dữ liệu hiện có và lưu thay đổi. | Sửa chứng từ |
| FR-MB-09 | Người dùng bấm In tại trang chi tiết; hệ thống in nội dung chứng từ đang xem. | In chứng từ |
3.3. Business Rule¶
| Mã | Quy tắc |
|---|---|
| BR-MB-01 | Chứng từ mua do kế toán nhập độc lập, không sinh tự động từ module Quản lý đề xuất; hai nguồn số liệu được đối chiếu thủ công. |
| BR-MB-02 | Luồng trạng thái chứng từ (mua và bán): Nháp → Chờ duyệt → Đã duyệt / Từ chối; chứng từ mua đã duyệt mới được ghi sổ; chứng từ bán đã duyệt mới được xuất hóa đơn. |
| BR-MB-03 | Chỉ sửa được chứng từ ở trạng thái Nháp hoặc Từ chối; chứng từ Đã ghi sổ / Đã xuất hóa đơn không sửa trực tiếp. |
| BR-MB-04 | Tổng giá trị chứng từ = cộng thành tiền các dòng + thuế GTGT (0/5/8/10%); hệ thống tự tính, người dùng không nhập đè. |
| BR-MB-05 | Số đã thu (bán hàng) / đã trả (mua hàng) không vượt quá tổng giá trị chứng từ; đủ 100% thì tự chuyển Đã thu đủ / Đã trả đủ. |
| BR-MB-06 | Nhà cung cấp và hàng hóa trên chứng từ mua chọn từ danh mục của phân hệ (tab Nhà cung cấp / Hàng hóa dịch vụ); danh mục này chưa liên kết nhóm NCC của Danh bạ (đối tác hiện chỉ nhập-lưu tại chỗ). Khách hàng bên chứng từ bán nhập tự do. |
| BR-MB-07 | Chứng từ bán chỉ được ghi nhận thu tiền sau khi đã xuất hóa đơn (trừ loại Tạm ứng hợp đồng — thu theo điều khoản hợp đồng, hóa đơn xuất sau). |
3.4. UI — Danh sách control¶
a) Màn "Mua hàng" — mua-hang.html, chia 3 tab: Mua hàng · Nhà cung
cấp · Hàng hóa dịch vụ.
Tab "Mua hàng" (mặc định — master–detail):
| STT | Tên control | Bắt buộc | Loại control | Cho phép nhập/chọn | Mô tả và ghi chú |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Thanh tab | Không | Tab | Bấm chuyển | Mua hàng · Nhà cung cấp · Hàng hóa dịch vụ; đổi tab không tải lại trang. |
| 2 | 3 thẻ tổng hợp | Không | Thẻ số liệu | Chỉ đọc | Tổng mua tháng này · Đã trả NCC · Còn phải trả; chip icon màu theo ngữ nghĩa. |
| 3 | Nút "＋ Tạo chứng từ mua" | Không | Button | Bấm | Mở form tạo chứng từ mua (màn c). |
| 4 | Ô tìm | Không | Ô tìm | Nhập từ khóa | Lọc theo số chứng từ, nhà cung cấp, diễn giải. |
| 5 | Bảng chứng từ mua | Không | Bảng (grid) | Chọn dòng | Cột: Chọn (checkbox) · Ngày hạch toán · Số chứng từ (MH-xxxx, link mở chi tiết) · Số hóa đơn · Nhà cung cấp · Diễn giải · Tổng tiền thanh toán (₫) · Đã trả (₫) · Còn phải trả (₫) · TT hóa đơn (badge) · TT thanh toán (badge) · Loại chứng từ · Trạng thái duyệt (badge) · Thao tác; dòng Tổng cộng cuối bảng cộng 3 cột tiền. |
| 6 | Panel "Chi tiết" | Không | Bảng phụ (detail) | Chỉ đọc | Dưới bảng chính; hiển thị các dòng hàng của chứng từ đang chọn: Mã hàng · Tên hàng · ĐVT · SL · Đơn giá · Thành tiền · % thuế · Dự án; mặc định chọn dòng đầu (FR-MB-02). |
| 7 | Thao tác (cột) | Không | Cột (menu ⋮) | Bấm | Xem chi tiết / Sửa (theo BR-MB-03) / Xóa. |
| 8 | Phân trang | Không | Control phân trang | Bấm | "Hiển thị 1–N trong M chứng từ". |
Tab "Nhà cung cấp" (danh mục NCC của phân hệ):
| STT | Tên control | Bắt buộc | Loại control | Cho phép nhập/chọn | Mô tả và ghi chú |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Nút "＋ Thêm nhà cung cấp" | Không | Button | Bấm | Mở biểu mẫu thêm NCC vào danh mục. |
| 2 | Ô tìm | Không | Ô tìm | Nhập từ khóa | Lọc theo mã, tên, MST. |
| 3 | Bảng nhà cung cấp | Không | Bảng (grid) | Chỉ đọc | Cột: Mã NCC · Tên nhà cung cấp · Mã số thuế · Điện thoại · Địa chỉ · Công nợ phải trả (₫) · Trạng thái (Đang giao dịch / Ngừng) · Thao tác ⋮. |
Tab "Hàng hóa dịch vụ" (danh mục hàng):
| STT | Tên control | Bắt buộc | Loại control | Cho phép nhập/chọn | Mô tả và ghi chú |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Nút "＋ Thêm hàng hóa/dịch vụ" | Không | Button | Bấm | Mở biểu mẫu thêm mặt hàng vào danh mục. |
| 2 | Ô tìm | Không | Ô tìm | Nhập từ khóa | Lọc theo mã, tên hàng. |
| 3 | Bảng hàng hóa dịch vụ | Không | Bảng (grid) | Chỉ đọc | Cột: Mã hàng (VT-xxx/DV-xxx) · Tên hàng hóa/dịch vụ · Loại (badge Hàng hóa / Dịch vụ) · ĐVT · Đơn giá mua gần nhất (₫) · Thuế GTGT mặc định (%) · Trạng thái · Thao tác ⋮. |
b) Màn "Bán hàng" (danh sách) — ban-hang.html: bố cục như màn (a); khác:
3 thẻ = Doanh thu tháng này · Đã thu · Còn phải thu; nút "＋ Tạo chứng từ bán";
bảng cột Mã (BH-xxxx) · Ngày · Khách hàng · Nội dung · Giá trị (₫) · Dự án ·
Trạng thái · Thu tiền · Thao tác.
c) Màn "Tạo chứng từ mua" — them-chung-tu-mua.html:
| STT | Tên control | Bắt buộc | Loại control | Cho phép nhập/chọn | Mô tả và ghi chú |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Ngày hạch toán | Có | Date picker | Chọn ngày | Mặc định ngày hiện tại. |
| 2 | Loại chứng từ | Có | Select | Chọn 1 | Mua hàng nhập kho / Mua hàng không qua kho / Mua dịch vụ. |
| 3 | Nhà cung cấp | Có | Select | Chọn từ danh mục | Nguồn: tab Nhà cung cấp (BR-MB-06); kèm ghi chú "Quản lý danh mục tại tab Nhà cung cấp". |
| 4 | Số hóa đơn NCC | Không | Textbox | Nhập tự do | Số hóa đơn đầu vào của nhà cung cấp. |
| 5 | Diễn giải | Có | Textbox | Nhập tự do | Nội dung chứng từ. |
| 6 | Dự án | Không | Select | Chọn 1 | Danh sách dự án đang hoạt động. |
| 7 | Bảng hàng hóa/dịch vụ | Có | Bảng nhập liệu | Thêm/xóa dòng | Cột: Mặt hàng (select từ danh mục Hàng hóa dịch vụ — chọn xong tự điền ĐVT + đơn giá gần nhất) · ĐVT · SL · Đơn giá · Thành tiền (tự tính); tối thiểu 1 dòng. |
| 8 | Thuế GTGT | Không | Select | 0 / 5 / 8 / 10% | Mặc định theo danh mục mặt hàng; hệ thống tự tính tổng thanh toán (BR-MB-04). |
| 9 | Hình thức thanh toán | Có | Radio | Chọn 1 | Chưa thanh toán / Tiền mặt / Chuyển khoản. |
| 10 | Đính kèm | Không | File upload | Chọn tệp | Hóa đơn, biên bản giao nhận… |
| 11 | Lưu nháp · Gửi duyệt · Hủy | — | Button (thanh đáy) | Bấm | Gửi duyệt chuyển trạng thái Chờ duyệt (BR-MB-02). |
d) Màn "Tạo chứng từ bán" — them-chung-tu-ban.html: như màn (c); khác:
Khách hàng (textbox, bắt buộc), thêm Loại chứng từ (select: Nghiệm thu khối
lượng / Tạm ứng hợp đồng / Thanh lý vật tư / Khác — bắt buộc), bảng hạng
mục/khối lượng, thêm checkbox "Xuất hóa đơn ngay"; không có control
Hình thức thanh toán (thu tiền ghi nhận sau — FR-MB-06).
e) Màn "Chi tiết chứng từ mua" — chi-tiet-mua-hang.html:
| STT | Tên control | Bắt buộc | Loại control | Cho phép nhập/chọn | Mô tả và ghi chú |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Thông tin chung | Không | Khối thông tin | Chỉ đọc | Mã, ngày, NCC, số hóa đơn NCC, nội dung, dự án, người lập. |
| 2 | Bảng hàng hóa | Không | Bảng (grid) | Chỉ đọc | Tên hàng · ĐVT · SL · Đơn giá · Thành tiền; dòng Cộng + Thuế GTGT + Tổng. |
| 3 | Tiến trình xử lý | Không | Stepper | Chỉ đọc | Lập → Duyệt → Ghi sổ; ghi người thực hiện, thời điểm. |
| 4 | Khối thanh toán | Không | Khối số liệu | Chỉ đọc | Đã trả / Còn phải trả; badge Chưa thanh toán / Trả một phần / Đã trả đủ. |
| 5 | Tài liệu đính kèm | Không | Danh sách tệp | Bấm mở | Icon chip màu theo loại tệp (pdf/xlsx/ảnh). |
| 6 | In · Sửa · Đóng | — | Button (thanh đáy) | Bấm | Sửa chỉ hiện theo BR-MB-03. |
f) Màn "Chi tiết chứng từ bán" — chi-tiet-ban-hang.html: như màn (e); khác:
tiến trình Lập → Duyệt → Xuất hóa đơn → Thu tiền; thêm khối hóa đơn (số
hóa đơn, ngày xuất) và khối thu tiền (các đợt thu, số còn phải thu, badge
Chưa thu / Thu một phần / Đã thu đủ).
3.5. Câu hỏi mở¶
- Đối tác (NCC/khách hàng) đang nhập tự do — khi nào liên kết với danh mục Danh bạ dùng chung?
- Chứng từ mua có cần đối chiếu tự động với đề xuất vật tư/thanh toán đã duyệt ở module Quản lý đề xuất không (hiện đối chiếu thủ công — BR-MB-01)?
- Xuất hóa đơn điện tử có tích hợp nhà cung cấp HĐĐT hay chỉ ghi nhận số hóa đơn?