Tài liệu mô tả nghiệp vụ Longdo ERP — Phân hệ Trang cá nhân¶
Nguồn & phạm vi tài liệu
Tài liệu bám đúng mockup web trang-ca-nhan.html (TASK-08, phụ trách: Trần Vũ
Mai Hương) — gồm Nhật ký cá nhân (của tôi) + 4 tab Hồ sơ / Chấm công / Tài chính / Cài
đặt. Các màn Bảng tin toàn công ty (nhat-ky-cong-viec.html), Đăng bài
(them-nhat-ky.html) và Trang cá nhân của người khác
(trang-ca-nhan-nguoi-khac.html) thuộc phân hệ Bảng tin — đặc
tả ở tài liệu riêng, không thuộc phạm vi này. Chỉ mô tả nghiệp vụ đang có trên
giao diện; điểm chưa rõ đưa xuống Câu hỏi mở thay vì tự suy diễn.
I. Tổng quan¶
Bối cảnh¶
Longdo ERP là nền tảng quản trị nội bộ của công ty xây dựng (dự án cầu, điện lực, thuỷ lợi…). Mỗi cán bộ – nhân viên cần một nơi tập trung để xem hồ sơ của chính mình, theo dõi công – lương – công nợ, ghi lại nhật ký công việc và tự quản lý tài khoản. Trang cá nhân chính là không gian "của tôi" đó, tách khỏi các phân hệ nghiệp vụ dùng chung (Công việc, Đề xuất, Danh bạ…).
Mục đích¶
- Cho mỗi người dùng một trang tổng hợp thông tin cá nhân trong hệ thống.
- Tự phục vụ (self-service): tự xem lịch công, bảng lương, công nợ; tự cập nhật số điện thoại & ảnh đại diện, đổi mật khẩu — giảm việc hỏi – đáp thủ công với Nhân sự và Kế toán.
- Là điểm khởi phát một số nghiệp vụ liên phân hệ: đăng ký / giải trình công (nghỉ, đi muộn/về sớm, quên chấm công, tăng ca) gửi Quản lý trực tiếp duyệt, xác nhận & ký phiếu lương và chứng từ công nợ, soạn nhật ký công việc, ký phê duyệt bằng chữ ký do Nhân sự cấp.
Phạm vi¶
Phân hệ gồm 5 khu vực nội dung. Điều hướng theo mô hình "Nhật ký cá nhân trước": khi mở trang, mặc định vào Nhật ký cá nhân (nhật ký của tôi); 4 khu vực còn lại là tab trong submenu "Cá nhân". Vào Nhật ký cá nhân bằng cách bấm khối avatar/tên ở đầu submenu — Nhật ký cá nhân không phải một tab trong submenu.
| Khu vực | Nội dung chính |
|---|---|
| Nhật ký cá nhân (mặc định) | Trang cá nhân kiểu mạng xã hội: ảnh bìa + ảnh đại diện, 2 tab Bài viết / Ảnh. Feed nhật ký công việc của tôi; đăng bài (mở màn Đăng bài); thích – bình luận – chia sẻ; đặt đối tượng xem; tab Ảnh gom ảnh theo album. Vào bằng bấm avatar/tên |
| Hồ sơ cá nhân | Xem hồ sơ; chỉnh sửa số điện thoại & ảnh đại diện; xem mẫu chữ ký phê duyệt do Nhân sự cấp (chỉ xem) |
| Chấm công | Theo dõi lịch công theo tháng (đối chiếu định mức); đăng ký / giải trình công (nghỉ, đi muộn/về sớm, quên chấm công, tăng ca) gửi Quản lý trực tiếp duyệt; xem lịch sử đơn |
| Tài chính cá nhân | Xem bảng lương theo kỳ; xác nhận & ký phiếu lương và chứng từ công nợ |
| Cài đặt cá nhân | Thông báo & bảo mật (mật khẩu, thiết bị, kênh thông báo) |
Trong đó Nhật ký cá nhân là phần nhật ký công việc của chính người dùng (đặc tả ở mục 1.1). Việc đăng/sửa bài, Bảng tin toàn công ty và xem trang người khác thuộc phân hệ Bảng tin — đặc tả ở tài liệu riêng; ở đây chỉ tham chiếu trong Mối quan hệ giữa các phân hệ.
Ranh giới nguồn số liệu: giờ vào / giờ ra thực tế hằng ngày đến từ app chấm công của Longdo, còn lịch làm việc chuẩn + định mức công (2 khối văn phòng / công trình) do Phòng Nhân sự cấu hình. Việc tính công, giải trình, phạt và duyệt là nghiệp vụ của cả web lẫn app (chung một bộ quy tắc, đồng bộ) — được đặc tả đầy đủ trong tài liệu này, xem BR-CN-08.
Ngoài phạm vi (mockup không thể hiện): công thức tính lương/thưởng chi tiết, quy trình duyệt phía Quản lý trực tiếp & Nhân sự, cấu hình lịch/định mức và ngưỡng giờ chuẩn theo khối, phân quyền xem dữ liệu của người khác — xem Câu hỏi mở.
Yêu cầu chức năng¶
Các yêu cầu chức năng, xếp theo thứ tự đặc tả ở phần II (cột Tính năng trùng tiêu đề mục đặc tả):
| Tính năng | Mã | Yêu cầu chức năng |
|---|---|---|
| Nhật ký cá nhân (nhật ký của tôi) | FR-CN-01 | Trang cá nhân kiểu mạng xã hội: ảnh bìa + ảnh đại diện (bấm ảnh → Xem / Chọn từ thiết bị), 2 tab Bài viết / Ảnh. Xem feed nhật ký của tôi; thích – bình luận – chia sẻ (chọn người/nhóm + tin nhắn kèm); sửa/xóa bài & đặt đối tượng xem; tab Ảnh gom ảnh theo album (Ảnh đại diện · Ảnh bìa · từng dự án · Video · gắn thẻ) (đăng/sửa bài đặc tả ở phân hệ Bảng tin) |
| Hồ sơ cá nhân | FR-CN-02 | Xem hồ sơ cá nhân (danh tính, thông tin nhân sự) |
| FR-CN-03 | Chỉnh sửa số điện thoại & ảnh đại diện (các trường khác chỉ xem) | |
| FR-CN-09 | Xem mẫu chữ ký phê duyệt đang hiệu lực (do Nhân sự cấp) & thông tin đăng ký | |
| Chấm công (lịch công) | FR-CN-04 | Xem lịch công theo tháng (dải thống kê + lưới lịch + panel chi tiết ngày); quy giờ làm ra công, đối chiếu định mức, đọc trạng thái giải trình từng ngày; xem chi tiết tăng ca (OT) |
| Đăng ký / Giải trình công | FR-CN-05 | Một popup chung để đăng ký nghỉ, giải trình đi muộn/về sớm (lý do cá nhân / công việc), bổ sung quên chấm công, đăng ký tăng ca (OT) — gửi Quản lý trực tiếp duyệt, Nhân sự ghi nhận |
| Lịch sử đăng ký / giải trình | FR-CN-06 | Xem danh sách đơn đã gửi theo tháng (Ngày gửi · Loại · Ngày áp dụng · Người duyệt · Trạng thái); lọc Tất cả / Đã duyệt / Chờ duyệt / Từ chối |
| Tài chính cá nhân | FR-CN-07 | Xem bảng lương theo kỳ; xác nhận & ký phiếu lương và chứng từ công nợ |
| Cài đặt cá nhân | FR-CN-08 | Đổi mật khẩu, quản lý thiết bị đăng nhập, bật/tắt kênh thông báo trên màn hình |
Mối quan hệ giữa các Phân hệ¶
Trang cá nhân không tự sinh dữ liệu gốc mà tổng hợp – liên kết tới các phân hệ khác:
| Phân hệ / Hệ thống liên quan | Quan hệ với Trang cá nhân |
|---|---|
| App chấm công Longdo | Là nguồn của giờ vào / giờ ra thực tế hằng ngày (còn lịch làm việc chuẩn + định mức công, khác nhau giữa 2 khối, do Phòng Nhân sự cấu hình). Việc tính công, giải trình, phạt, duyệt là nghiệp vụ chung chạy trên cả web lẫn app (đồng bộ) — xem BR-CN-08 |
| Hành chính – nhân sự | Là nguồn của thông tin nhân sự (mã NV, chức vụ, phòng ban, ngày vào làm, người quản lý, trạng thái, họ tên, nơi làm việc — chỉ đọc trên Trang cá nhân), của phiếu lương theo kỳ và cấp mẫu chữ ký; ghi nhận các đơn đăng ký/giải trình công sau khi Quản lý trực tiếp duyệt |
| Quản lý trực tiếp | Là người duyệt mọi đơn đăng ký / giải trình công (gắn theo từng nhân viên trong hồ sơ — mockup: Phạm Minh Đức) |
| Đề xuất và phê duyệt | Chữ ký hiệu lực (Nhân sự cấp) được dùng để ký đề xuất / chứng từ (khớp mục "Đề nghị ký chứng từ") |
| Tài chính – kế toán | Kế toán lập chi tiết công nợ cá nhân và up lên bản PDF để người dùng xem & ký xác nhận |
| Dự án | Bài nhật ký công việc được gắn nhãn theo dự án (Cầu Nam Căn, Điện lực Linh Đàm, Trung tâm phê duyệt…) |
| Danh bạ | Là nguồn chọn người khi đặt đối tượng xem bài (Chỉ hiển thị với… / Không hiển thị với…) và khi chia sẻ bài tới người/nhóm |
| Bảng tin | Bài đăng trên Nhật ký cá nhân (của tôi) cũng là nguồn cho Bảng tin toàn công ty. Việc đăng/sửa bài, xem feed toàn công ty và xem trang người khác (kèm nút Nhắn tin) đặc tả ở phân hệ Bảng tin, không thuộc tài liệu này |
Thuật ngữ¶
| Thuật ngữ | Giải thích |
|---|---|
| Công | Đơn vị tính công của một ngày. Làm đủ giờ theo lịch = 1 công; thiếu giờ → công lẻ (2 chữ số, vd 0,98); nửa buổi = 0,5; không tính = 0. Công tính theo giờ–phút làm thực so với định mức, nên công tháng có thể lẻ (vd 10,3/26) |
| Định mức công tháng | Tổng số công chuẩn của tháng dùng để đối chiếu — set theo từng người (theo lịch làm việc của khối văn phòng / công trình, do Phòng Nhân sự cấu hình; công trường mặc định 28 công/tháng — xem BR-CN-07); dải thống kê hiển thị dạng "công đã có / định mức" |
| Đi muộn / Về sớm | Ngày có giờ vào trễ hoặc giờ ra sớm so với giờ chuẩn — phần giờ thiếu bị trừ công & phạt trừ khi được giải trình (xem BR-CN-11) |
| Giải trình công | Việc người dùng gửi đơn cho một ngày lệch định mức (đi muộn/về sớm, quên chấm công, nghỉ) để Quản lý trực tiếp duyệt — quyết định có phạt và có tính công phần thiếu hay không |
| Lý do cá nhân / Lý do công việc | Khi giải trình đi muộn/về sớm: lý do công việc (được duyệt) = không phạt và cộng lại công; lý do cá nhân (được duyệt) = không phạt nhưng không tính công phần vắng (xem BR-CN-11) |
| Phạt đi muộn bậc thang | Tiền phạt đi muộn tăng dần theo bậc 10 phút, không có trần (xem công thức ở BR-CN-10) |
| Quên chấm công | Ngày đã đi làm nhưng thiếu dữ liệu chấm công — người dùng gửi giờ vào/ra thực tế để Quản lý trực tiếp duyệt ghi nhận đủ công |
| Tăng ca (OT) | Làm thêm ngoài giờ chuẩn, tính bằng giờ–phút (hh:mm); Nhân sự quy đổi thành tiền cuối tháng (không cộng vào số công ngày) |
| Nghỉ có lương | Ngày nghỉ vẫn tính công — nghỉ phép (gồm cả nghỉ đặc biệt kết hôn/tang, tính vào 12 ngày phép) và nghỉ lễ |
| Nghỉ không lương | Ngày nghỉ không tính công (số 0); gồm cả nghỉ nửa ngày không lương |
| Nghỉ lễ | Ngày nghỉ lễ theo luật — vẫn tính công và không cần giải trình |
| Nhật ký cá nhân | Trang mặc định khi mở Trang cá nhân — feed nhật ký công việc của tôi |
| Bảng tin | Feed nhật ký công việc của toàn công ty — là phân hệ riêng (nhat-ky-cong-viec.html); bài trên Nhật ký cá nhân cũng hiện ở đây |
| Đối tượng xem | Phạm vi ai được xem một bài: Công khai / Chỉ hiển thị với… / Không hiển thị với… (chọn người từ Danh bạ) / Chỉ mình tôi |
| Tạm ứng | Khoản tiền nhân viên ứng trước (vd công tác), chờ hoàn ứng/tất toán |
| Hoàn ứng | Khoản quyết toán/hoàn trả cho khoản đã tạm ứng |
| Kỳ lương | Tháng tính lương (vd "Kỳ lương tháng 6/2026") |
| Thực nhận | Tổng thu nhập trừ tổng giảm trừ trong kỳ |
| Ký xác nhận | Người dùng tự xác nhận phiếu lương/chứng từ công nợ là đúng (không phải bước phê duyệt cấp trên) |
II. Đặc tả phân hệ¶
1. PHÂN HỆ – Trang cá nhân¶
Toàn bộ phân hệ nằm trên một màn, điều hướng bằng submenu trái gồm 4 tab + Nhật ký cá nhân (mặc định). Đặc tả dưới đây theo thứ tự xuất hiện với người dùng — Nhật ký cá nhân trước, rồi tới các tab. Người dùng mẫu trong mockup: Nguyễn Phương Mai — Quản trị viên · Trưởng phòng Kế hoạch – Kỹ thuật, mã NV-0152.
1.1. Nhật ký cá nhân (nhật ký công việc của tôi)¶
Tính năng: Nhật ký cá nhân (nhật ký của tôi) — gồm FR-CN-01 (trang cá nhân kiểu mạng xã hội: ảnh bìa + ảnh đại diện, 2 tab Bài viết / Ảnh; xem feed bài của tôi, thích/bình luận/chia sẻ, đặt đối tượng xem; xem ảnh gom theo album).
Nhật ký cá nhân là trang mặc định khi mở Trang cá nhân — trình bày giống một trang cá nhân mạng xã hội: trên cùng là ảnh bìa + ảnh đại diện, bên dưới là 2 tab: Bài viết / Ảnh. Vào bằng cách bấm khối avatar/tên ở đầu submenu (Nhật ký cá nhân không phải một tab trong submenu). Bề rộng cột bài bằng bài ở Bảng tin.
Ranh giới với phân hệ Bảng tin
Mục này chỉ mô tả phần xem & quản lý bài / ảnh của tôi. Việc soạn/đăng/sửa bài
(them-nhat-ky.html), feed toàn công ty (nhat-ky-cong-viec.html) và xem trang
người khác (trang-ca-nhan-nguoi-khac.html) thuộc phân hệ Bảng tin — đặc tả ở tài
liệu riêng.
1.1.1. Business flow¶
- Mở Trang cá nhân (hoặc bấm avatar/tên) → vào Nhật ký cá nhân, mặc định tab Bài viết: ảnh bìa + ảnh đại diện ở trên, dưới là dòng các bài của tôi (mới nhất trên cùng).
- Bấm ảnh đại diện hoặc ảnh bìa → menu Xem (mở ảnh phóng to) / Chọn từ thiết bị (chọn ảnh mới từ máy để thay).
- Bấm ô soạn nhanh ("Hôm nay bạn đã làm gì?") → chuyển sang màn Đăng bài
(
them-nhat-ky.html, thuộc phân hệ Bảng tin). - Trên mỗi bài của mình: Thích, Bình luận (mở ô nhập + Gửi), Chia sẻ (mở popup chọn người/nhóm + tin nhắn kèm); menu ⋯: Chỉnh sửa bài viết, Xóa bài.
- Chuyển tab Ảnh → xem toàn bộ ảnh gom theo album (theo mục) và lưới tất cả ảnh; bấm một ảnh / album để xem phóng to.
1.1.2. UI¶
Header trang cá nhân: ảnh bìa hình chữ nhật trên cùng + ảnh đại diện tròn nằm dưới, kèm họ tên · chức danh · mã NV · badge trạng thái. Bấm ảnh bìa / ảnh đại diện (hoặc nút "Thêm ảnh bìa") → menu Xem · Chọn từ thiết bị. Dưới header là 2 tab Bài viết / Ảnh.
Tab Bài viết:
- Bố cục 2 cột: cột trái là feed bài của tôi; cột phải là lịch nhật ký — ngày có chấm tròn = ngày đã đăng bài (bấm để tới bài), ngày hôm nay có viền brand.
- Ô soạn nhanh đầu feed (avatar + "Hôm nay bạn đã làm gì?") — chỉ là điểm vào màn Đăng bài.
- Mỗi bài (article): avatar + tên + ngày · giờ · đối tượng xem (vd 🌐 Công khai), nội dung, badge dự án, ảnh / tờ báo cáo đính kèm, số lượt thích/bình luận/chia sẻ và hàng nút tương tác; menu ⋯ (Chỉnh sửa bài viết / Xóa bài).
- Bình luận mở/đóng theo từng bài; gửi bằng nút Gửi hoặc Enter.
- Cuộn vô hạn thay phân trang — cuối feed báo "Đã hiển thị tất cả N bài".
Tab Ảnh:
- Khối Album gom ảnh theo mục: Ảnh đại diện · Ảnh bìa · từng dự án (Cầu Nam Căn · Điện lực Linh Đàm · Trung tâm phê duyệt…) · Video · Ảnh/video được gắn thẻ — mỗi album là ô ảnh bìa vuông + tên + số lượng (album Video có biểu tượng phát).
- Khối Tất cả ảnh: lưới ảnh vuông đều.
- Bấm album / ảnh → mở trình xem phóng to.
Đối tượng xem của bài — đặt khi đăng / sửa bài (màn Đăng bài, phân hệ Bảng tin) — 4 mức (đặc tả chi tiết ở Bảng tin § 1.4):
| Mức | Ý nghĩa |
|---|---|
| Công khai | Mọi thành viên công ty đều xem được |
| Chỉ hiển thị với… | Chỉ những người được chọn (từ Danh bạ) mới xem được |
| Không hiển thị với… | Mọi người xem được, trừ những người được chọn |
| Chỉ mình tôi | Không ai khác xem được |
Cửa sổ Chia sẻ bài viết (mở từ nút Chia sẻ trên bài): ô tìm người/nhóm; danh sách chia 2 nhóm — Nhóm (avatar tròn, vd Dự án Cầu Nam Căn, Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật, Ban QLDA) và Mọi người (từng cá nhân) — chọn nhiều bằng checkbox; ô nhập "Thêm tin nhắn (không bắt buộc)…" gửi kèm; chân cửa sổ đếm "Đã chọn N" và nút Chia sẻ. Phải chọn ít nhất 1 người/nhóm mới chia sẻ được.
1.1.3. Business Rule¶
- BR-CN-01 — Nhật ký cá nhân là trang mặc định của Trang cá nhân (vào bằng bấm avatar/tên, không phải tab submenu) và chỉ hiển thị bài của chính người dùng. Mỗi bài gắn 1 dự án và có đối tượng xem ở một trong 4 mức (mặc định Công khai), đặt khi đăng / sửa bài.
- BR-CN-02 — Soạn / đăng / sửa bài thực hiện ở màn Đăng bài riêng
(
them-nhat-ky.html, thuộc phân hệ Bảng tin), không nhập trực tiếp trên Nhật ký cá nhân; feed Nhật ký cá nhân dùng cuộn vô hạn, không phân trang. Chia sẻ một bài là gửi bài đó vào Tin nhắn của người/nhóm chọn từ Danh bạ kèm tin nhắn tuỳ chọn (phải chọn ≥ 1 đối tượng). - BR-CN-24 — Ảnh bìa & ảnh đại diện hiển thị ở đầu trang. Bấm mỗi ảnh mở menu Xem (phóng to) / Chọn từ thiết bị (thay bằng ảnh trên máy). Người dùng chỉ đổi được ảnh bìa / ảnh đại diện của chính mình; ở trang người khác chỉ có Xem.
- BR-CN-25 — Tab Ảnh gom toàn bộ ảnh của người dùng theo album: Ảnh đại diện, Ảnh bìa, từng dự án, Video, Ảnh/video được gắn thẻ; kèm khối Tất cả ảnh. Bấm album / ảnh mở trình xem phóng to. Nguồn ảnh là ảnh đính kèm trong các bài của người dùng và ảnh bìa / đại diện.
1.2. Xem & chỉnh sửa hồ sơ cá nhân¶
Tính năng: Hồ sơ cá nhân — gồm FR-CN-02 (xem hồ sơ), FR-CN-03 (sửa số điện thoại & ảnh đại diện), FR-CN-09 (xem mẫu chữ ký phê duyệt do Nhân sự cấp).
1.2.1. Business flow¶
- Từ submenu "Cá nhân", người dùng chọn tab Hồ sơ cá nhân (mở Trang cá nhân lần đầu mặc định vào Nhật ký cá nhân — xem mục 1.1).
- Hệ thống hiển thị: ảnh đại diện, họ tên, vai trò/chức danh, badge trạng thái làm việc và khối Thông tin cá nhân.
- Người dùng bấm Chỉnh sửa hồ sơ → mở cửa sổ chỉnh sửa.
- Người dùng sửa số điện thoại và/hoặc đổi/bỏ ảnh đại diện → Lưu thay đổi (hoặc Huỷ). Các trường còn lại do Nhân sự quản lý, chỉ xem.
- Cuộn xuống khối Mẫu chữ ký để xem chữ ký phê duyệt đang hiệu lực do Nhân sự cấp — chỉ xem, người dùng không tự đăng ký / thay chữ ký (xem mục UI & BR-CN-22).
1.2.2. UI¶
Khối Thông tin cá nhân (chỉ xem ở tab Hồ sơ):
| Trường | Nguồn | Ví dụ |
|---|---|---|
| Mã nhân viên | Nhân sự · chỉ xem | NV-0152 |
| Phòng ban | Nhân sự · chỉ xem | Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật |
| Chức vụ | Nhân sự · chỉ xem | Trưởng phòng Kế hoạch – Kỹ thuật |
| Điện thoại | Sửa được | 0903 556 778 |
| Ngày vào làm | Nhân sự · chỉ xem | 15/03/2021 |
| Người quản lý | Nhân sự · chỉ xem | Phạm Minh Đức (Giám đốc) |
| Nơi làm việc | Nhân sự · chỉ xem | Văn phòng Công ty – Hà Nội |
| Trạng thái | Nhân sự · chỉ xem | Chính thức |
Cửa sổ Chỉnh sửa hồ sơ — phần sửa được chỉ gồm: đổi/bỏ ảnh đại diện và Số điện thoại. Bên dưới là khối "Thông tin do Phòng Nhân sự quản lý" hiển thị chỉ xem (Họ và tên, Mã NV, Chức vụ, Phòng ban, Nơi làm việc, Ngày vào làm, Người quản lý, Trạng thái) kèm ghi chú liên hệ Nhân sự khi cần đổi.
Khối Mẫu chữ ký (chỉ xem, hiển thị dưới khối Thông tin cá nhân trên tab Hồ sơ):
- Tiêu đề Mẫu chữ ký + badge "Đang hiệu lực"; khung hiển thị mẫu chữ ký đang áp dụng (chỉ xem — không có nút vẽ tay / tải ảnh / đăng ký mới / vô hiệu hóa).
- Khối Thông tin đăng ký (chung thẻ): Chủ thể (Nguyễn Phương Mai); Người phê duyệt (Trần Quốc Đại — GĐ); Ngày hiệu lực (02/01/2026).
1.2.3. Business Rule¶
- BR-CN-03 — Số điện thoại là trường duy nhất người dùng tự sửa được; ngoài ra đổi/bỏ được ảnh đại diện.
- BR-CN-04 — Mọi trường khác (Họ và tên, Mã NV, Chức vụ, Phòng ban, Nơi làm việc, Ngày vào làm, Người quản lý, Trạng thái) do Nhân sự quản lý, chỉ đọc. Muốn đổi phải liên hệ Phòng Nhân sự.
- BR-CN-05 — Ảnh đại diện: chấp nhận JPG hoặc PNG, tối đa 2 MB.
- BR-CN-22 — Chữ ký phê duyệt do Phòng Nhân sự cấp. Người dùng không tự đăng ký, không tự thay, không tự vô hiệu hóa chữ ký. Mỗi tài khoản có đúng một chữ ký đang hiệu lực; khối Mẫu chữ ký ở tab Hồ sơ chỉ để xem mẫu hiệu lực (badge "Đang hiệu lực") và thông tin đăng ký. Chữ ký này dùng để ký đề xuất / chứng từ / phê duyệt.
- BR-CN-23 — (Áp dụng khi Nhân sự cấp/cập nhật chữ ký) Ảnh chữ ký: PNG nền trong suốt hoặc JPG, tối đa 2 MB.
1.3. Chấm công cá nhân (lịch công)¶
Tính năng: Chấm công (lịch công) — gồm FR-CN-04 (dải thống kê + lưới lịch + panel chi tiết ngày, quy giờ ra công, xem chi tiết OT).
Tab Chấm công cho người dùng theo dõi công theo tháng và đọc trạng thái giải trình của từng ngày. Việc gửi đơn đăng ký/giải trình đặc tả ở mục 1.4; lịch sử đơn ở mục 1.5.
1.3.1. Business flow¶
- Vào tab Chấm công → mặc định kỳ tháng hiện tại (mockup: tháng 6/2026, hôm nay ngày 16).
- Hệ thống hiển thị dải thống kê tháng (ngang), lưới lịch công (cột trái) và panel chi tiết ngày (cột phải), cùng bảng Lịch sử đăng ký / giải trình ở dưới.
- Người dùng đổi tháng, bấm thẻ Tăng ca (OT) để mở danh sách ngày/giờ OT, hoặc bấm một ô ngày trong lịch → panel bên phải hiện chi tiết ngày đó.
- Với ngày lệch định mức chưa giải trình hoặc muốn đăng ký nghỉ/tăng ca, bấm "Đăng ký / Giải trình ngày này" → mở popup (mục 1.4).
1.3.2. UI¶
Chấm công tính bằng đơn vị "công" — cách quy đổi và khác biệt 2 khối (văn phòng / công trường) xem BR-CN-06; nguồn số liệu (app / Nhân sự) xem BR-CN-08. Tab hiển thị dải thống kê tháng, lưới lịch công và panel chi tiết ngày.
Dải thống kê tháng (ngang, kỳ tháng 6/2026 mẫu) — chỉ hiển thị, không kiêm bộ lọc:
| Chỉ số | Giá trị mẫu | Ghi chú |
|---|---|---|
| Công tháng này | 10,3 / 26 công | Kèm thanh tiến độ; công tháng có thể lẻ |
| Đi muộn / Về sớm | 2 lần | Tách rõ "1 đi muộn · 1 về sớm" |
| Ngày nghỉ | 2 ngày | "1 có lương · 1 không lương" |
| Tăng ca (OT) | 4h00 | Dạng hh:mm; bấm → modal liệt kê từng ngày/giờ OT + tổng |
- Lưới lịch (dạng Lịch): lưới T2–CN, mỗi ô ghi số công ở góc (1 / 0,9 / 0,5 / 0 công / "Nghỉ lễ" / "Hôm nay"). Trên/đầu lịch có ô chọn tháng.
- Panel chi tiết ngày (cột phải, dính khi cuộn): mặc định trạng thái rỗng "Chọn một
ngày trong lịch…". Khi bấm một ô: hiện Ngày (thứ · dd/mm/yyyy), Định mức N công,
badge trạng thái giải trình, hai ô Giờ vào / Giờ ra, thẻ Tổng giờ làm (hh:mm)
→ Quy ra công. Tuỳ trạng thái ngày:
- Lệch định mức & chưa giải trình: khối cảnh báo đỏ — "Ngày này lệch định mức (đi muộn / về sớm / thiếu giờ) và chưa giải trình. Nếu không giải trình, phần thiếu bị trừ công và phạt tiền đi muộn theo bậc."
- Đã gửi đơn: hiện Loại · Lý do · Nội dung và tiến trình đơn theo luồng duyệt (BR-CN-09).
- Quá hạn giải trình (đã sang ngày mới, chưa giải trình): ngày đã bị khóa và áp xử lý vĩnh viễn; nút "Đăng ký / Giải trình ngày này" ẩn / mờ (BR-CN-13).
- Nút "Đăng ký / Giải trình ngày này" mở popup mục 1.4, điền sẵn ngày đang chọn (chỉ hiện với ngày còn trong hạn).
Lịch công có hai lớp hiển thị tách rời: màu nền ô cho biết ngày đủ hay thiếu định mức, còn chấm góc ô cho biết trạng thái đăng ký/giải trình.
Màu nền ô — mức đạt định mức của ngày (chú thích lịch: "Màu theo công"):
| Nền ô | Nhãn chú thích | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| Xanh (emerald) | Đủ định mức | Ngày đạt đủ công định mức (gồm cả nghỉ có lương, nghỉ lễ) |
| Vàng (amber) | Thiếu định mức | Đi muộn / về sớm / thiếu giờ → công lẻ (vd 0,98) |
| Xám (slate) | Không công | Nghỉ không lương cả ngày, hoặc ngày nghỉ theo lịch (0 công) |
| Tím (brand) | Hôm nay | Con trỏ vị trí ngày hiện tại — không phải trạng thái công |
Chấm góc ô — trạng thái đăng ký / giải trình (chú thích lịch: "Trạng thái đăng ký / giải trình" — dùng đồng nhất ở panel chi tiết, lịch sử, stepper):
| Trạng thái | Màu | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| Chưa giải trình | Hồng (rose) | Ngày lệch định mức nhưng chưa gửi đơn — sẽ bị trừ công & phạt nếu không giải trình |
| Chờ duyệt | Vàng (amber) | Đã gửi đơn, chờ Quản lý trực tiếp duyệt |
| Đã duyệt | Xanh (emerald) | Đơn đã được duyệt & Nhân sự ghi nhận |
| Từ chối | Hồng (rose) | Đơn bị từ chối — áp dụng phạt + mất công phần thiếu |
Quy ước hiển thị lịch công
Nền ô thể hiện ngày đủ hay thiếu định mức; chấm góc thể hiện trạng thái đơn giải trình — hai lớp độc lập. Số công của ô quy từ giờ–phút làm thực (BR-CN-06). Ngày hôm nay là con trỏ vị trí (nền brand), không phải trạng thái công. Bộ nhãn chữ ("Đủ định mức / Thiếu định mức / Không công" và "Chưa giải trình / Chờ duyệt / Đã duyệt / Từ chối") đọc được cả khi in đen trắng / với người mù màu.
1.3.3. Business Rule¶
- BR-CN-06 — Quy đổi công theo ĐỊNH MỨC CỦA NGÀY. Công của một ngày quy từ
giờ–phút làm thực so với định mức của ngày đó (nguồn số liệu — BR-CN-08). Nguyên
tắc chung:
- Đạt đủ định mức ngày → đủ công, số công = định mức ngày. Ví dụ ngày làm cả ngày = 1; Thứ 7 văn phòng nửa buổi = 0,5 (làm đủ 4h vẫn là "đủ", không phải thiếu).
- Làm thiếu so với định mức ngày → công lẻ (cách hiển thị khác nhau theo khối, xem dưới).
- Nghỉ không lương = 0 công. Nghỉ có lương và nghỉ lễ vẫn tính đủ công.
- Trần 1 công/ngày cho cả hai khối: làm vượt định mức không tự thành công thêm — muốn tính phần vượt phải đăng ký Tăng ca (OT) (BR-CN-14).
Cách tính công khác nhau theo khối:
| Khối | Cách tính công | Thiếu giờ & xử lý |
|---|---|---|
| Văn phòng | Giờ chuẩn 8:00–17:30, nghỉ trưa set ở nơi khác → trần 8h/ngày. Làm đủ 8h = 1 công; thiếu thì hiển thị công lẻ 2 chữ số (vd 0,98). | Đi muộn / về sớm / thiếu giờ → công lẻ theo tỷ lệ giờ làm thực. Là căn cứ trừ lương và phạt đi muộn (BR-CN-10, BR-CN-11). |
| Công trường | Giờ linh hoạt, nghỉ trưa không cố định → trần thô 9h30: giờ ra − giờ vào ≥ 9h30 = 1 công. Chỉ hiển thị 0,5 hoặc 1 công, không có số lẻ. | Đi làm nhưng < 9h30 → hiển thị 0,5 công + cần giải trình: được duyệt → cộng lên 1; không giải trình / bị từ chối → giữ 0,5 (mất hẳn nửa công). Không áp bậc thang phạt đi muộn. |
Trừ lương / phạt luôn tính theo GIỜ–PHÚT thực, không làm tròn qua con số công (tránh sai số tiền). Tổng giờ làm và Tăng ca (OT) hiển thị hh:mm; công tháng có thể lẻ (vd 10,3/26).
-
BR-CN-07 — Định mức tháng khối công trường — nghỉ tự chọn. Áp riêng cho khối công trường (văn phòng theo lịch cố định + định mức tháng riêng):
- Định mức mặc định 28 công/tháng (do Phòng Nhân sự set).
- Số ngày nghỉ được phép trong tháng = số ngày trong tháng − 28 — thường 2 ngày (tháng 30 ngày) hoặc 3 ngày (tháng 31 ngày); tháng 2 có 28 ngày → 0 ngày nghỉ. Người lao động tự chọn ngày nghỉ, không cố định cuối tuần.
- Nghỉ trong hạn mức → hợp lệ, không cảnh báo.
- Nghỉ vượt hạn mức (ngày nghỉ thứ 3 ở tháng 30 ngày, thứ 4 ở tháng 31 ngày trở đi) → hiện cảnh báo cần giải trình: phải đăng ký Nghỉ phép hoặc Nghỉ không lương cho ngày đó. Được duyệt → hợp lệ; không đăng ký / không được duyệt → coi vắng không phép (trừ công + phạt theo BR-CN-13).
-
BR-CN-08 — Ranh giới dữ liệu / nghiệp vụ. Hai nguồn số liệu:
- Giờ vào / giờ ra thực tế hằng ngày → từ app chấm công của Longdo.
- Lịch làm việc chuẩn + định mức công (2 khối văn phòng / công trình) → do Phòng Nhân sự cấu hình.
Còn tính công, đăng ký / giải trình, phạt và duyệt là nghiệp vụ chung — web và app dùng chung một bộ quy tắc và chung dữ liệu, đồng bộ hai chiều (đơn gửi ở đâu cũng vào cùng luồng duyệt), nên không phân biệt "trên web" hay "trên app". Trang cá nhân lấy giờ vào/ra từ app và lịch/định mức từ Nhân sự rồi tính ra công, cho gửi đơn và áp quy tắc phạt/công theo kết quả duyệt. Cơ chế đồng bộ kỹ thuật app ↔ web — xem Câu hỏi mở.
1.4. Đăng ký / Giải trình công¶
Tính năng: Đăng ký / Giải trình công — gồm FR-CN-05 (một popup chung cho nghỉ, đi muộn/về sớm, quên chấm công, tăng ca → Quản lý trực tiếp duyệt).
Một popup chung cho mọi loại yêu cầu liên quan tới công: đăng ký nghỉ, giải trình đi muộn/về sớm, bổ sung quên chấm công, đăng ký tăng ca. Popup mở từ nút "Đăng ký / Giải trình ngày này" ở panel chi tiết ngày (mục 1.3).
1.4.1. Business flow¶
- Tại panel chi tiết ngày (tab Chấm công), bấm "Đăng ký / Giải trình ngày này" → mở popup Đăng ký / Giải trình công (điền sẵn ngày đang chọn khi có).
- Chọn Loại yêu cầu (một trong 5 loại); giao diện đổi theo loại (xem UI). Với Nghỉ phép hiện quota phép còn lại; với Đi muộn/Về sớm chọn thêm Đi muộn/Về sớm và Lý do cá nhân / Lý do công việc.
- Nhập ngày/giờ, Lý do / Nội dung, đính kèm (tuỳ chọn). Ô kết quả tóm tắt cập nhật theo dữ liệu nhập (số công, khung giờ, hoặc "Nhân sự quy đổi tăng ca thành tiền cuối tháng").
- Người duyệt = Quản lý trực tiếp (gắn theo hồ sơ — mockup: Phạm Minh Đức). Bấm Gửi đăng ký → đơn vào luồng Quản lý trực tiếp duyệt → Nhân sự ghi nhận.
- Ở chế độ xem lại đơn đã gửi, popup hiện stepper 3 bước (Đã gửi · Quản lý duyệt · Nhân sự ghi nhận) và badge trạng thái.
1.4.2. UI¶
Popup Đăng ký / Giải trình công — trường Loại yêu cầu gồm 5 loại. Thời hạn (chi tiết BR-CN-13): các loại đăng ký trước cho tương lai được và giải trình / khai cho ngày đã xảy ra muộn nhất 23:59 ngày đó, qua ngày là khóa; ngoại lệ — Nghỉ phép phải trước ≥1 ngày, Quên chấm công không đăng ký trước.
| Loại yêu cầu | Trường đặc thù |
|---|---|
| Nghỉ phép | Ô quota phép còn lại (mockup: còn 8/12 ngày, thanh tiến độ); Ngày bắt đầu – kết thúc + Buổi (Sáng/Chiều). Chính sách phép (định mức, điều kiện, nghỉ đặc biệt) — xem BR-CN-12. |
| Nghỉ không lương | Ngày bắt đầu – kết thúc + Buổi (Sáng/Chiều). |
| Đi muộn / Về sớm | Chọn Đi muộn / Về sớm; chọn Lý do cá nhân / Lý do công việc; Ngày + Giờ đến/về. |
| Quên chấm công | Ngày + Giờ vào / Giờ ra thực tế (Quản lý duyệt ghi nhận đủ công). |
| Tăng ca (OT) | Ngày + Giờ bắt đầu / Giờ kết thúc; nhãn ô lý do đổi thành "Nội dung công việc"; kết quả ghi "Nhân sự quy đổi thành tiền cuối tháng". |
Các thành phần chung: ô kết quả tóm tắt (tự tính theo dữ liệu nhập), ô Lý do / Nội dung, khối Đính kèm (tuỳ chọn), thẻ Người duyệt kèm sơ đồ luồng duyệt (BR-CN-09), và (ở chế độ xem) stepper 3 bước với badge Chờ duyệt / Đã duyệt / Từ chối.
1.4.3. Business Rule¶
- BR-CN-09 — Một popup chung xử lý 5 loại yêu cầu: Nghỉ phép, Nghỉ không lương, Đi muộn/Về sớm, Quên chấm công, Tăng ca (OT) — trong đó chỉ 2 loại nghỉ (Nghỉ phép, Nghỉ không lương). Người duyệt = Quản lý trực tiếp — do Phòng Nhân sự set/quản lý theo từng nhân viên. Luồng 2 bước: gửi → Quản lý trực tiếp duyệt → Nhân sự ghi nhận. Không giới hạn số lần đăng ký / giải trình trong kỳ.
- BR-CN-10 — Đi muộn / về sớm — khối văn phòng. Chỉ áp cho khối văn phòng (giờ chuẩn 8:00–17:30); khối công trường KHÔNG áp quy định phạt này. Mức phạt do BA cung cấp — mockup không thể hiện công thức, chỉ hiển thị số tiền phạt kết quả trên phiếu lương / thẻ Phạt của Tài chính cá nhân. Bảng xử lý:
| Trường hợp | Xử lý |
|---|---|
| Đi muộn — đến ≤ 8:10 (ân hạn) | Vẫn đủ 1 công, không phạt tiền. |
| Đi muộn — đến ≥ 8:11 | Chịu cả hai khoản: ① Trừ công theo giờ không đi làm tính từ 8:01 (đã quá 8:10 thì mất luôn phần ân hạn). ② Phạt tiền bậc thang, không trần: 8:11–8:20 = 30.000đ; 8:21–8:30 = 60.000đ; sau đó +30.000đ mỗi 10 phút. |
| Về sớm — về trước 17:30 | Cần giải trình, mất công phần giờ vắng, không phạt tiền. |
Bậc thang phạt tiền chỉ áp cho đi muộn, không áp cho về sớm.
- BR-CN-11 — Ma trận giải trình đi muộn / về sớm:
| Kết quả duyệt | Lý do cá nhân | Lý do công việc |
|---|---|---|
| Được duyệt | Không phạt, nhưng không tính công phần giờ vắng | Không phạt và được cộng lại công (coi như đi làm) |
| Không được duyệt / Từ chối | Mất công phần thiếu; đi muộn thêm phạt tiền theo bậc (BR-CN-10) | |
| Chưa giải trình (còn trong hạn 23:59 ngày đó) | Tạm trừ công phần thiếu; đi muộn tạm phạt theo bậc — vẫn giải trình được cho tới hết ngày | |
- Phạt tiền chỉ áp cho đi muộn; về sớm chỉ mất công phần vắng, không phạt.
-
Quá hạn 23:59 mà chưa giải trình → ngày bị khóa, xử lý tạm trở thành vĩnh viễn (như dòng "Không được duyệt") — xem BR-CN-13.
-
BR-CN-12 — Quản lý ngày phép — chính sách do Phòng Nhân sự cấu hình, màn dùng lại. Số ngày phép mỗi người do Phòng Nhân sự set; nhân viên làm đủ 1 năm mới có phép — hiện tại 12 ngày/năm. Nghỉ đặc biệt (kết hôn, tang…) tính vào chính 12 ngày phép này, không có quỹ phép riêng. Phép không bảo lưu, không cộng dồn sang năm sau. Popup hiển thị số phép còn lại trên tổng định mức của chính người đó (mockup mẫu: còn 8/12 ngày). Lịch ngày nghỉ (cuối tuần) và nghỉ lễ do Phòng Nhân sự set; đơn nghỉ trải nhiều ngày chỉ tính vào ngày làm việc theo lịch, không trừ ngày nghỉ / nghỉ lễ nằm trong khoảng.
- BR-CN-13 — Thời hạn đăng ký / giải trình — chung cho cả 5 loại. Quy trình +
thời hạn là nghiệp vụ màn Chấm công; con số định mức phép / mức phạt là Nhân sự
cấu hình, màn dùng lại.
- Đăng ký trước cho tương lai: hầu hết các loại đăng ký được cho ngày trong tương lai (Nghỉ phép, Nghỉ không lương, Đi muộn/Về sớm, Tăng ca) — trừ Quên chấm công.
- Không quay về quá khứ: đã sang ngày mới thì không đăng ký / giải trình cho ngày cũ được nữa.
- Giải trình / khai cho ngày đang diễn ra: hạn chót là 23:59 của chính ngày đó — áp cho cả Đi muộn/Về sớm, Quên chấm công, Tăng ca và Nghỉ không lương.
- Quá 23:59 mà chưa giải trình → khóa: ngày đó áp xử lý vĩnh viễn (trừ công phần thiếu, và phạt tiền nếu là đi muộn văn phòng); nút "Đăng ký / Giải trình ngày này" của ngày cũ ẩn / làm mờ, không thao tác được.
- Riêng Nghỉ phép: phải đăng ký trước ngày nghỉ ít nhất 1 ngày (nghỉ ngày L thì chậm nhất hết ngày L-1) — không chọn được hôm nay hay quá khứ. Quá hạn → lựa chọn Nghỉ phép mờ, chỉ còn Nghỉ không lương.
- Nghỉ không lương: đăng ký trước cho tương lai, hoặc cho ngày đang diễn ra muộn nhất 23:59.
- Riêng Quên chấm công: không đăng ký trước cho tương lai (chỉ khai cho ngày đã đi làm nhưng thiếu chấm công), hạn chót 23:59 ngày đó.
- Đăng ký vượt số phép còn lại: chỉ cảnh báo, vẫn cho đăng ký (không chặn, không làm mờ).
- Việc duyệt không bị giới hạn thời gian: người dùng phải gửi đơn đúng các hạn trên, còn Quản lý trực tiếp duyệt (quyết cộng lại công hay không) thì thực hiện lúc nào cũng được.
Cách xử lý nghỉ theo hành động (số tiền hiển thị ở Tài chính cá nhân, không hiện trên màn Chấm công):
| Hành động | Cách xử lý |
|---|---|
| Tự ý nghỉ, không đăng ký (vắng không phép) | Trừ 2 ngày công + 500.000đ — mức phạt do Phòng Nhân sự cấu hình, thay đổi được |
| Nghỉ phép được duyệt | Trừ vào số ngày phép, không trừ lương |
| Nghỉ không lương được duyệt | Không phạt, không hưởng lương thời gian nghỉ |
| Đăng ký nhưng không được duyệt, vẫn nghỉ | Mức xử lý chưa xác định — Nhân sự cấu hình sau (xem Câu hỏi mở) |
Màn Chấm công chỉ hiện công + trạng thái giải trình; số tiền phạt/trừ là logic nền, phục vụ Tài chính cá nhân (phiếu lương / thẻ Phạt) và để hiểu cách tính công.
- BR-CN-14 — Tăng ca (OT), quên chấm công, nghỉ lễ.
- Tăng ca (OT): tính riêng bằng giờ–phút (hh:mm), không liên quan tới định mức ngày và không cộng vào số công. Nhân sự quy đổi thành tiền cuối tháng.
- Nghỉ lễ: vẫn tính đủ công và không cần giải trình.
- Quên chấm công: người dùng khai giờ vào / ra thực tế gửi duyệt.
- Được duyệt → cộng lại công (coi như đã đi làm).
- Không được duyệt → tính công theo dữ liệu chấm thực như ngày thường (buổi sáng bị coi đi muộn thì trừ như đi muộn; không có chấm công → 0 công).
1.5. Lịch sử đăng ký / giải trình¶
Tính năng: Lịch sử đăng ký / giải trình — gồm FR-CN-06 (bảng đơn theo tháng + lọc trạng thái Tất cả/Đã duyệt/Chờ duyệt/Từ chối).
Bảng Lịch sử đăng ký / giải trình nằm dưới lịch công, liệt kê các đơn đã gửi trong tháng và trạng thái xử lý.
1.5.1. Business flow¶
- Ở tab Chấm công, kéo xuống khối Lịch sử đăng ký / giải trình.
- Lọc theo trạng thái bằng các tab: Tất cả / Đã duyệt / Chờ duyệt / Từ chối.
- Bấm một dòng để xem lại đơn (mở popup mục 1.4 ở chế độ xem, có stepper).
1.5.2. UI¶
Bảng gồm các cột: Ngày gửi · Loại yêu cầu · Ngày áp dụng · Người duyệt · Trạng thái. Trạng thái hiển thị bằng badge đồng nhất với chấm góc lịch (Chờ duyệt amber · Đã duyệt emerald · Từ chối rose). Chân bảng đếm số đơn theo tháng (mockup: "5 đơn trong Tháng 6/2026") và có nút Xem thêm.
1.5.3. Business Rule¶
- BR-CN-15 — Mỗi đơn đăng ký/giải trình được theo dõi trạng thái (Chờ duyệt / Đã duyệt / Từ chối) đồng bộ giữa bảng lịch sử, chấm góc ô lịch và stepper trong popup. Lịch sử lọc theo trạng thái và gom theo tháng.
1.6. Tài chính cá nhân¶
Tính năng: Tài chính cá nhân — gồm FR-CN-07 (xem bảng lương theo kỳ; xác nhận & ký phiếu lương và chứng từ công nợ).
1.6.1. Business flow¶
- Vào tab Tài chính cá nhân → mặc định kỳ lương tháng hiện tại (mockup: tháng 6/2026); đổi kỳ lương lùi/tới tháng bất kỳ (không giới hạn).
- Tháng đang diễn ra — phiếu lương tạm tính: cập nhật real-time; hiển thị mọi khoản đã có dữ liệu — lương cơ bản, công & phạt đi muộn (từ chấm công) và bất kỳ khoản nào Nhân sự đã nhập (thưởng / BHXH / TNCN…, kể cả khoản đặt cố định nhiều tháng). Giai đoạn này chưa chốt → chưa cho ký.
- Nhân sự chốt: Nhân sự nhập bổ sung Thưởng, BHXH, Thuế TNCN và các khoản giảm trừ khác rồi chốt, đẩy phiếu lương đã chốt ngược về màn này.
- Ký phiếu lương: phiếu đã chốt mới hiện nút Xác nhận phiếu lương → người dùng mở phiếu, kiểm tra rồi ký xác nhận đã nhận đủ.
- Kế toán làm công nợ: Kế toán lập chi tiết công nợ & up lên một bản PDF; mục Công nợ chỉ hiển thị bản PDF này sau khi người dùng đã ký phiếu lương của tháng đó.
- Ký công nợ / phản hồi: người dùng ký xác nhận chứng từ công nợ → hoàn tất tháng. Nếu công nợ sai, người dùng gửi lại yêu cầu kèm lý do (trả Kế toán xử lý).
1.6.2. UI¶
- 2 thẻ tổng quan (mockup tháng 6/2026): Thưởng = 3.000.000 ₫ (Tiến độ · trách nhiệm · chính sách); Phạt = 200.000 ₫ (1 lần đi muộn).
- Thẻ phiếu lương có nút trạng thái đồng nhất với công nợ: khi chưa ký → nút brand đặc "Xác nhận phiếu lương" (kèm icon); khi đã ký → nút viền trắng "Xem" (không icon). Dòng trạng thái bên cạnh: tạm tính = "Phiếu đang tạm tính theo chấm công — chờ Nhân sự chốt"; đã chốt chưa ký = "Bạn chưa xác nhận phiếu lương kỳ này"; đã ký = "Đã ký". Ở giai đoạn tạm tính nút ký bị ẩn.
Phiếu lương kỳ — cấu phần (ví dụ một kỳ đã chốt):
| Nhóm | Khoản | Ví dụ (₫) |
|---|---|---|
| Thu nhập | Tổng lương cơ bản và lương sản lượng | 21.000.000 |
| Thu nhập | Thưởng tiến độ / ý thức trách nhiệm / chế độ chính sách | 1.500.000 / 1.000.000 / 500.000 |
| Tổng thu nhập | — | 24.000.000 |
| Giảm trừ | BHXH; Thuế TNCN; Trừ đi muộn/về sớm; vi phạm nội quy; chậm nộp báo cáo; không hoàn thành công việc | 1.890.000; 1.110.000; 200.000; 0; 0; 0 |
| Tổng giảm trừ | — | 3.200.000 |
| Thực nhận | — | 20.800.000 |
Trường ở giai đoạn tạm tính vs đã chốt
Phiếu tạm tính (tháng đang diễn ra) hiển thị mọi khoản đã có dữ liệu — công & phạt đi muộn từ chấm công, cùng các khoản Nhân sự đã nhập (thưởng, BHXH, thuế TNCN…, kể cả khoản đặt cố định nhiều tháng); khoản nào chưa nhập thì để trống / 0. Khác phiếu đã chốt chỉ ở chỗ chưa cho ký — cần Nhân sự chốt mới hiện nút ký.
Kèm chỉ số công: Định mức ngày công 26 · Ngày làm việc trong tháng 25. Khi phiếu đã chốt, mở cửa sổ Phiếu lương — xác nhận & ký (tờ phiếu theo mẫu Nhân sự). Tờ phiếu có hai ô ký: "Người làm phiếu" (chữ ký người soạn — Nhân sự/Kế toán, mockup: Lê Thu Hà, đã có sẵn) và "Ký xác nhận" của người dùng. Khi người dùng đã ký, chữ ký hiện kèm dòng "đã ký {ngày}" ngay trên tờ; chân popup có nút Đóng. Người dùng có thể Gửi lại yêu cầu kèm lý do nếu phiếu sai.
Chứng từ công nợ cá nhân — chỉ xuất hiện sau khi đã ký phiếu lương của tháng đó: Kế toán lập chi tiết công nợ và up lên một bản PDF (gồm các khoản Tạm ứng / Hoàn ứng trong tháng). Danh sách hiển thị theo từng tháng, mỗi tháng một chứng từ. Nút mỗi dòng đồng nhất với phiếu lương: chưa ký → brand "Xác nhận công nợ"; đã ký → viền "Xem". Cửa sổ Xem & ký chứng từ công nợ hiển thị bản PDF do Kế toán up lên, kèm nút Ký xác nhận và Gửi lại yêu cầu (ghi lý do nếu sai); ngày ký hiện trong tờ. Nội dung chi tiết từng khoản nằm trong bản PDF của Kế toán — tài liệu này không đặc tả.
Mẫu giấy ký do Nhân sự cung cấp
Mẫu tờ phiếu lương ký và tờ xác nhận công nợ ký đều lấy từ Nhân sự / Kế toán. Cách trình bày tờ giấy ký trong mockup chỉ minh họa, không phải mẫu chuẩn — khi dựng thật bám theo biểu mẫu do Nhân sự / Kế toán cung cấp.
1.6.3. Business Rule¶
- BR-CN-16 — Phiếu lương xem theo kỳ (tháng), chọn được tháng bất kỳ (lùi/tới không giới hạn). Tháng đang diễn ra ở trạng thái tạm tính — cập nhật real-time, hiển thị mọi khoản đã có dữ liệu (lương cơ bản, công & phạt đi muộn từ chấm công; thưởng / BHXH / TNCN… Nhân sự nhập tới đâu hiện tới đó, kể cả khoản cố định nhiều tháng). Khác phiếu đã chốt chỉ ở chỗ chưa cho ký. Thực nhận = Tổng thu nhập − Tổng giảm trừ.
- BR-CN-17 — Nút Xác nhận phiếu lương chỉ hiện sau khi Nhân sự đã chốt phiếu (giai đoạn tạm tính ẩn nút ký). Ký là người dùng tự xác nhận đã nhận đủ (không phải bước phê duyệt cấp trên); kỳ đã ký chuyển nút sang "Xem" (chỉ xem). Đã ký thì không sửa/không hủy được (phiếu lương & chứng từ công nợ). Ngày ký hiển thị một nơi duy nhất — trên tờ phiếu, không lặp ở chân popup.
- BR-CN-18 — Chứng từ công nợ chỉ hiển thị sau khi đã ký phiếu lương của tháng đó (chưa ký → hiện nhắc "Hãy ký phiếu lương…"; Kế toán có thể lập trước — điều kiện là ở khâu hiển thị). Kế toán lập rồi up lên một bản PDF (gồm khoản Tạm ứng / Hoàn ứng); người dùng xem PDF rồi ký xác nhận — hoặc gửi lại yêu cầu kèm lý do nếu sai. Khi gửi lại, chứng từ chuyển trạng thái Gửi lại; Kế toán xử lý & cập nhật rồi đưa lại Chờ ký. Hoàn tất tháng khi đã ký công nợ. Nút mỗi dòng đồng nhất phiếu lương: chưa ký = brand "Xác nhận công nợ", đã ký = viền "Xem".
1.7. Cài đặt cá nhân¶
Tính năng: Cài đặt cá nhân — gồm FR-CN-08 (đổi mật khẩu, thiết bị, thông báo màn hình).
Tab Cài đặt gồm 3 khối xếp dọc: Thông báo · Bảo mật đăng nhập · Thiết bị đang đăng nhập. (Mẫu chữ ký phê duyệt đã chuyển sang tab Hồ sơ cá nhân — xem mục 1.2.)
1.7.1. Business flow¶
- Thông báo: bật/tắt "Thông báo trên màn hình" (popup đẩy của trình duyệt/hệ điều hành — hiện ở góc màn hình kể cả khi chưa mở tab ERP; lần đầu bật trình duyệt hỏi quyền).
- Bảo mật: Đổi mật khẩu (mở cửa sổ riêng); xem & đăng xuất thiết bị (một thiết bị hoặc tất cả).
1.7.2. UI¶
- Thông báo: thẻ "Thông báo trên màn hình" với công tắc bật/tắt.
- Bảo mật đăng nhập: "Mật khẩu — Đổi lần cuối …", nút Đổi → cửa sổ Đổi mật khẩu (Mật khẩu hiện tại, Mật khẩu mới có thanh đo độ mạnh, Xác nhận mật khẩu).
- Thiết bị đang đăng nhập: danh sách phiên (vd Windows · Chrome thiết bị này; iPhone 14 · Safari) + nút Đăng xuất từng thiết bị / Đăng xuất tất cả.
1.7.3. Business Rule¶
- BR-CN-19 — Mật khẩu mới tối thiểu 8 ký tự (khuyến nghị có chữ hoa, số, ký tự đặc biệt).
- BR-CN-20 — "Đăng xuất tất cả" kết thúc mọi phiên trừ thiết bị hiện tại.
- BR-CN-21 — Kênh thông báo là "Thông báo trên màn hình" — popup đẩy của trình duyệt/hệ điều hành, bật/tắt được; lần đầu bật trình duyệt hỏi quyền.
Chữ ký phê duyệt
Việc xem mẫu chữ ký phê duyệt (do Nhân sự cấp, chỉ xem) đã chuyển sang tab Hồ sơ cá nhân — đặc tả ở mục 1.2 (FR-CN-09, BR-CN-22, BR-CN-23).
Câu hỏi mở¶
- Định mức & lịch nghỉ theo khối: bộ quy tắc tính công & phạt đã chốt (BR-CN-06, BR-CN-10, BR-CN-11) — văn phòng 8:00–17:30, trần 8h/công; công trường trần 9h30/công, không áp bậc thang phạt đi muộn. Nguồn cấu hình cũng đã rõ: giờ vào/ra từ app chấm công, lịch làm & định mức do Phòng Nhân sự (BR-CN-08). Còn cần chốt con số định mức cụ thể từng khối và danh mục ngày nghỉ theo lịch. Số 26/25 trong mockup chỉ là dữ liệu mẫu.
- Tích hợp kỹ thuật app ↔ web: app cấp giờ vào/ra, nghiệp vụ giải trình/duyệt chạy trên cả web lẫn app (BR-CN-08). Còn cần chốt cơ chế đồng bộ hai chiều (API / hàng đợi, tần suất, xử lý xung đột khi cùng một ngày được thao tác trên cả hai nơi).
- Công thức lương – thưởng: cách tính từng khoản (lương sản lượng, các khoản thưởng) chưa có công thức — cần Nhân sự/Kế toán cung cấp. (Phạt đi muộn đã có bậc — BR-CN-10.)
- Luồng duyệt phía Quản lý trực tiếp & Nhân sự: đơn giải trình đi qua Quản lý trực tiếp duyệt → Nhân sự ghi nhận (BR-CN-09). Còn cần xác nhận chi tiết phía người duyệt (giao diện duyệt, cập nhật quota phép, hạn xử lý, cách phản hồi lý do từ chối về người dùng). (Ký phiếu lương / công nợ là người dùng tự xác nhận, không qua phê duyệt cấp trên — BR-CN-17/18.)
- Đăng ký nghỉ nhưng không được duyệt, vẫn nghỉ: mức xử lý chưa xác định — Phòng Nhân sự cấu hình sau (BR-CN-13). (Tự ý nghỉ, không đăng ký — vắng không phép — đã chốt: trừ 2 ngày công + 500.000đ, mức phạt Nhân sự cấu hình được — BR-CN-13.)
- Email công việc: Trang cá nhân có cần hiển thị/dùng email công việc không, và lấy từ đâu nếu cần.
- Phân quyền xem: ai được xem Tài chính / Chấm công của ai? Mặc định chỉ chính chủ? Vai trò Quản trị viên có xem của người khác không?
- Hiệu lực ký xác nhận: đã ký thì không sửa/hủy được (BR-CN-17); còn cần chốt giá trị pháp lý/kế toán của chữ ký xác nhận và có kênh khiếu nại sau khi ký không.
- Đăng ký / duyệt tăng ca (OT): mockup hiển thị giờ OT và Nhân sự quy đổi tiền cuối tháng; luồng đăng ký đã theo BR-CN-13 (đăng ký trước hoặc khai trong ngày). Còn để ngỏ: ai duyệt và có định mức / giới hạn giờ OT không.
- Kỳ lương thực tế: mockup cho chọn tháng bất kỳ (tháng chưa có số liệu hiện phiếu mặc định) — quy tắc mở kỳ lương thật (chốt khi nào, xem được bao nhiêu kỳ quá khứ, có cho xem kỳ tương lai không) do Nhân sự / Kế toán chốt.
Nhật ký cá nhân & ranh giới phân hệ Bảng tin:
- Tài liệu phân hệ Bảng tin: các màn Đăng bài (
them-nhat-ky.html), Bảng tin toàn công ty (nhat-ky-cong-viec.html) và Trang cá nhân người khác (trang-ca-nhan-nguoi-khac.html) đã được đặc tả ở tài liệu Phân hệ Bảng tin riêng (đăng/sửa bài, @mention, ẩn bài, đối tượng xem, chia sẻ, nhắn tin). - Quan hệ Nhật ký cá nhân ↔ Bảng tin: bài đăng ở màn Đăng bài hiển thị đồng thời trên Nhật ký cá nhân (của tôi) và Bảng tin toàn công ty? Đối tượng xem ("Chỉ mình tôi", "Chỉ hiển thị với…") ảnh hưởng thế nào tới việc bài có lên Bảng tin hay không — cần xác nhận.
- Chia sẻ: chia sẻ một bài là gửi bài vào Tin nhắn của người/nhóm được chọn (BR-CN-02); chi tiết hành vi trong Tin nhắn thuộc phân hệ Tin nhắn / Bảng tin.